В КОМАНДИРОВКУ С НОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ Л.В. Труханович,главный редактор журнала«Кадры предприятия» Направление работника в служебную командировку (в соответствии со Трудового кодекса РФ поездку по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы) осуществляется в несколько этапов. На каждом этапе непосредственный руководитель работника и кадровая служба заполняют одну из унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России для оформления командировок: «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»; «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»; «Командировочное удостоверение»; «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». Рассмотрим каждый этап подробно и заполним каждую из перечисленных форм. Служебное задание для направления в командировку Решение о направлении работника в командировку принимает его непосредственный руководитель или вышестоящее должностное лицо. Письменно такое решение оформляется документом, именуемым «служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»<*> и составляемым по унифицированной . Как уже отмечалось, с апреля 2004 года применяется новая унифицированная , утвержденная вышеупомянутым постановлением Госкомстата России (приводится в разделе «БУМАГИ» стр. 77). Изменения, внесенные в ранее применявшуюся форму, несущественны и носят технический характер: реквизиты в графе 3 таблицы изложены в новой редакции, отвечающей Трудовому кодексу РФ; графа «срок» разделена на две подграфы, предназначенные для указания отдельно «полной» командировки и «чистой» командировки (без учета времени нахождения в пути). <*> Далее по тексту отдельно «служебное задание» и «отчет о выполнении служебного задания». Если в командировку направляется группа работников, и у них одно служебное задание, например, участие в конференции, можно ли составить служебное задание по простой форме? И. Зродникова,г. Москва носит индивидуальный характер, поэтому служебное задание, как и командировочное удостоверение составляется для каждого работника отдельно, даже если в командировку направляется группа работников для выполнения одного служебного поручения. Фамилия, имя, отчество работника и его табельный номер указываются в служебном задании на основании личной карточки работника следующим образом: Фрагмент формы Т-10а Поскольку конструкция формы не содержит явно выраженного распоряжения, то данные о работнике и другие сведения приводятся в именительном падеже. Наименования структурного подразделения и должности (специальности, профессии) также указываются по данным личной карточки, например: Фрагмент формы Т-10а Место назначения указывается в порядке, установленном в графах таблицы формы страна, город и организация. Наименование страны, в основном, приводится в том случае, если оформляется зарубежная командировка. Полное и официальное наименование страны устанавливается по Общероссийскому стран мира (ОКСМ), утвержденному постановлением Госстандарта России от 14.12.2001 529-ст (с изм.), например: Фрагмент формы Т-10а В том случае, если командировка носит внутрироссийский характер, то страна может не указываться, хотя во избежание споров с налоговыми органами лучше все же привести полное наименование нашей страны: Фрагмент формы Т-10а При указании наименований городов, не являющихся центрами или столицами субъектов Российской Федерации, городами федерального значения, указывается административно-территориальная принадлежность к району, республике, области, краю, автономному округу (области). Наименование организации, в которую направляется работник, указывается по переписке с этой организацией, иным документам, например: Фрагмент формы Т-10а Дата начала и окончания командировки указывается по следующим правилам: днем начала командировки является день выезда работника, а точнее день отправления транспортного средства из места постоянной работы работника. Срок командировки начинает исчисляться с момента отправления транспортного средства из места постоянной работы. В случае отправления транспортного средства до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00.00 часов и позднее последующие сутки (например, если поезд отправляется 20 февраля в 23.59, то день отъезда 20 июля, а если в эту же ночь, но в 00.00, то уже 21 февраля). Если станция, вокзал, пристань, порт, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до этих транспортных узлов;днем окончания командировки считается день прибытия транспортного средства в место постоянной работы работника. Он определяется по тем же правилам, что и день отъезда. Как правило, даты начала и окончания командировки указываются в служебном задании на основании заблаговременно приобретенных проездных документов: Фрагмент формы Т-10а Оставлять в служебном задании дату окончания командировки «открытой» крайне нежелательно, поскольку из-за этого затрудняется дальнейшее оформление командировки. В графах 7 и 8 должно указываться время командировки, включая время нахождения работника в дороге: Фрагмент формы Т-10а Расходы по командировке могут оплачиваться организацией, направляющей работника в командировку, принимающей его, или обеими организациями, а также третьей организацией. Наименование плательщика указывается в графе 9: Фрагмент формы Т-10а В том случае, если расходы по командировке распределяются между двумя организациями по соглашению между ними (например, расходы по проезду работника возмещаются за счет средств направляющей стороны, а расходы по найму жилого помещения и суточные принимающей), то в служебном задании указываются обе организации. Основанием для составления служебного задания может быть любой документ, например, договор с контрагентом или заявленная претензия. Это могут быть и годовые планы выполнения отдельных работ, составленные на основании договоренностей с контрагентами: Фрагмент формы Т-10а Содержание служебного поручения в графе 11 следует указывать подробно и понятно, поскольку эта запись будет воспроизводиться в приказе (распоряжении) и впоследствии, именно основываясь на ней, налоговые органы будут делать выводы о производственном характере командировки. Прежде чем обозначить цель командировки, то есть указать содержание служебного задания, необходимо определить: 1)общую цель командировки (например, «проверка обоснованности заявленной претензии о возврате уплаченных сумм за некомплектную продукцию»);2)круг контактов (должности и фамилии работников организации, в которую командирован работник, с которыми ему предстоит сотрудничать);3)конкретные действия, которые предстоит выполнить работнику (например, для проверки обоснованности претензии «изучить товарно-транспортные накладные, акты приемки-передачи», «осмотреть тару, в которой поставлялась продукция» и т.д.);4) формат переговоров (если таковые предстоят);5)перечень документов, которые должны быть оформлены по результатам действий, совершенных работником, а также документов, которые командируемый работник должен подписать в командировке;6)объем и перечень информации, разрешаемой к передаче (сообщению) в соответствии с Положением о коммерческой тайне или иным локальным нормативным актом работодателя;7)перечень объектов, которые должен посетить командированный работник, с кратким изложением цели посещения каждого из объектов, другие. Конкретные задачи, поставленные перед работником, желательно приводить списком. Такой подход позволит работнику по возвращении из командировки быстро и точно составить отчет о выполнении служебного задания. Например, задание может быть изложено следующим образом: Фрагмент формы Т-10а Если работник направляется в командировку на конференцию, как формулируется содержание задания? И. Зродникова,г. Москва В том случае, если работник направляется для участия в образовательных мероприятиях (обучающих конференциях, семинарах, пр.), в служебном задании так и записывается: Фрагмент формы Т-10а Заполненное по графу 11 включительно служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, направляющим работника в командировку, и руководителем организации и передается в кадровую службу для составления приказа (распоряжения) о направлении работника (работников) в командировку по или и (или) командировочного удостоверения по . Работник направляется в одну командировку в два разных города. Можно составить одно служебное задание, как командировочное удостоверение? Ю.Н. Янова,г. Санкт-Петербург Конструкция позволяет отразить в ней информацию о направлении работника в командировку в несколько населенных пунктов или в несколько организаций в одном населенном пункте. Однако же желательно на каждую часть командировки выписывать свое служебное задание. Отчет о выполнении служебного задания Отчет о выполнении служебного задания это не отдельный документ, а составная часть , а именно графа 12 и правая половина заключительной части формы, предназначенная для подписи работника, заключения о выполнении задания и подписи руководителя структурного подразделения, направившего работника в командировку. Указанные реквизиты заполняются по прибытии работника из командировки. Сначала работник приводит краткий отчет о выполнении поставленного перед ним задания, например: Фрагмент формы Т-10а Затем отчет удостоверяется личной подписью работника и передается руководителю структурного подразделения. В том случае, если работник выполнил поставленное перед ним задание, руководитель структурного подразделения может ограничиться общей формулировкой (например, как в , приведенном в разделе «БУМАГИ» на стр. 77), а может подробно изложить свое заключение о выполнении работником задания: Фрагмент формы Т-10а Обязательность составления служебного задания и отчета о его выполнении Несмотря на то, что согласно статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. на 30.06.2003), первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, многие организации не составляют служебные задания, ограничиваясь только приказом (распоряжением) о направлении в командировку и (или) командировочным удостоверением. Налоговые органы, как правило, относятся к отсутствию служебных заданий лояльно, если в подтверждение производственного характера командировки могут быть представлены отчет работника, составленный по простой форме, документы, подтверждающие служебный характер поездки и выполнение поручения работодателя. Сложнее обстоит ситуация тогда, когда характер командировки не предполагает подписания (составления) каких-то документов. В этом случае обоснованность произведенных расходов проще всего и удобнее подтвердить документом, составленном по унифицированной , из которого налоговый орган может установить, что работник выезжал для выполнения служебного поручения и выполнил его. Возможность выбор
